Privacyverklaring
Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk?
Adelia B.V., handelend onder de naam Wowiyo — Work With You, Westplein 12, 3016 BM Rotterdam, KvK 86399551, btw NL863954595B01, is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken (klantadministratie, facturatie, websitebezoek en contact).
Voor de gegevens die een digitale medewerker in opdracht van een klant verwerkt — zoals e-mail, agenda-items en documenten uit de omgeving van de klant — is de klant verwerkingsverantwoordelijke en treedt Wowiyo op als verwerker. Daarvoor sluiten wij met elke klant een verwerkersovereenkomst.
Vragen over privacy: info@wowiyo.com of +31 (0)85 877 0217.
2. Welke gegevens verwerken wij?
- Contact- en accountgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, functie en de accountgegevens van gebruikers van het klantportaal.
- Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer.
- Betaalgegevens: factuurgegevens, betaalstatus en het rekeningnummer voor de SEPA-machtiging. Kaart- en rekeninggegevens worden verwerkt door onze betaaldienstverlener; wij ontvangen en bewaren die niet zelf.
- Gebruiks- en logginggegevens: verbruik van taalmodellen, inlogmomenten, IP-adres, en de acties van digitale medewerkers zoals vastgelegd in de activiteitenradar.
- Gegevens uit een demoaanvraag: naam, zakelijk e-mailadres, mobiel nummer en uw toelichting op de vraag.
- Klantdata die een digitale medewerker in opdracht van de klant verwerkt — uitsluitend als verwerker, zie paragraaf 1.
3. Waarvoor en op welke grondslag?
- Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): leveren van de dienst, beheren van uw account, ondersteuning en facturatie.
- Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): fiscale en administratieve bewaarplicht.
- Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): beveiliging van het platform, fraudepreventie, misbruikdetectie en verbetering van onze dienstverlening op basis van geaggregeerde gegevens.
- Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): een demoaanvraag en eventuele commerciële e-mail. Toestemming kunt u altijd intrekken.
4. Met wie delen wij gegevens?
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij schakelen de volgende categorieën verwerkers in, steeds met een verwerkersovereenkomst:
- Microsoft Azure (Nederland/EU) — hosting, database en authenticatie;
- Mollie B.V. (Amsterdam) — betalingen en SEPA-incasso;
- leveranciers van taalmodellen — uitsluitend via onze beveiligde tussenlaag, voor het uitvoeren van de opgedragen taak;
- accountant en administratiekantoor — voor de financiële administratie.
Een actuele subverwerkerslijst is op aanvraag beschikbaar via info@wowiyo.com. Vindt verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaats, dan gebeurt dat uitsluitend met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
5. Taalmodellen en training
Klantdata worden niet gebruikt om taalmodellen te trainen. Gegevens gaan via een beveiligde tussenlaag naar de modelleverancier, uitsluitend om de opgedragen taak uit te voeren.
6. Hoe lang bewaren wij gegevens?
- Account- en contactgegevens: zolang de overeenkomst loopt en daarna maximaal 2 jaar.
- Facturen en financiële administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
- Beveiligings- en auditlogs: maximaal 12 maanden.
- Gegevens uit een demoaanvraag zonder vervolg: maximaal 12 maanden.
- Klantdata in de klantomgeving: zolang de klant dat bepaalt; na beëindiging worden deze volgens de verwerkersovereenkomst teruggegeven of verwijderd.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van gegevens in rust en tijdens transport (TLS 1.3), een afgezonderde omgeving per klant met eigen database en sleutels, toegangscontrole met meervoudige authenticatie, logging en periodieke evaluatie van onze maatregelen binnen ons informatiebeveiligingsbeleid.
8. Cookies
Deze website plaatst geen trackingcookies en gebruikt geen advertentie- of analysediensten van derden. In het klantportaal gebruiken wij uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om u ingelogd te houden en de beveiliging te waarborgen.
9. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens en bezwaar tegen verwerking, en u mag een gegeven toestemming intrekken. Stuur uw verzoek naar info@wowiyo.com; wij reageren binnen één maand. Betreft het gegevens die wij als verwerker voor een klant verwerken, dan verwijzen wij u door naar die klant. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Datalekken
Vermoedt u een datalek of een kwetsbaarheid? Meld dit via support@wowiyo.com. Wij reageren binnen drie werkdagen en houden u op de hoogte.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij klanten per e-mail of via het klantportaal.